Freitag, Mai 28, 2010

Warum hat eine Präsentation nur eine einzige Botschaft???

Hier ist die neueste Geschichte unseres Geschichtenbriefes über Präsentationen im Projekt.

Für manche Menschen sind Präsentationen etwas alltägliches.
So alltäglich, dass man sich fast nichts langweiligeres vorstellen kann. Aber in vielen Situationen im Unternehmen oder im Projekt müssen sie nun mal sein. Schließlich muss regelmäßig viel Information an den Mann gebracht werden. Präsentationen sind dafür das Mittel der Wahl. Wenn man die Zuhörer mal fragen würde, wie viel Information tatsächlich angekommen ist, in der Präsentation - man wäre erschrocken, wie wenig das ist. Denn oft wird da die viele Information in einem einzigen Satz zusammengefasst. Und, viel schlimmer, die Sätze widersprechen sich. Jeder hat
aus der Menge der Informationen etwas anderes (heraus-)gehört. War das Ihre Absicht? wahrscheinlich nicht. Machen Sie Ihre Präsentationen einfacher - geben Sie Ihren Präsentationen eine (einzige) klare Botschaft.

Sonst ergeht es Ihnen vielleicht so:

Es war einmal ein Erfinder. Er war ein äußerst kluger und einfallsreicher Mensch. Zeit seines Lebens ging er mit offenen Augen durch die Welt. Sah er etwas, dass ihm verbesserungswürdig erschien, so nahm er sich der Sache an. Er drehte und wendete sie so lange, bis er auf eine Lösung kam. Dann konstruierte und testete er so lange, bis die Lösung auch wirklich funktionierte.

Eines Tages nun wurde er gefragt, ob er nicht einmal in einer großen Runde seine Erfindungen und seine Arbeitsweise erklären könnte. Die Menschen wollten von ihm lernen und mehr über seine Erfindungen hören. Der Erfinder fühlte sich sehr geehrt und begann gleich damit, einen Vortrag vorzubereiten. Er ging im Kopfe seine Erfindungen durch und erinnerte sich an jede einzelne Entwicklung. Und das waren viele. Alles schien im wichtig, jeder Entwicklungsschritt erwähnenswert. Er wusste, er hatte nur eine begrenzte Zeit für seinen Vortrag - aber er wollte doch so viel wie möglich erklären. Sollte er einfach alle seine Erfindungen mitnehmen und die Funktionsweise erklären? Oder nur die Konstruktionspläne mitnehmen und zeigen, wie er Dinge entwickelte und testete? Oder sollte er davon berichten, wie er auf ein Problem stieß und wie er arbeitet, um das Problem genau zu verstehen? Oder sollte er erzählen, wie viele unterschiedliche Lösungen er schon gefunden hatte? Oder, oder, oder...?
Je länger er darüber nachdachte, umso schwieriger erschien es ihm, überhaupt etwas zu erzählen. Denn alles erschien im unvollständig oder ungenau. Und das war etwas, das er bei seiner Arbeit verabscheute.
Und da überlegte er, und überlegte.
Den Vortrag hat er bis heute nicht gehalten. Noch immer warten die Menschen darauf, nur ein kleines Stück über seine Arbeit zu erfahren. Es wäre ihnen fast egal, was....
Was war das Problem?
Der Erfinder konnte sich nicht entscheiden, welche Kernbotschaft er seiner Präsentation zu grunde legen sollte. Daher erschien ihm alles gleich wichtig.
Manchmal ist weniger eben mehr - es lässt sich einfacher präsentieren.

Samstag, Mai 22, 2010

„Eine Investition in Wissen bringt immer noch die besten Zinsen.”


Dieses Zitat von Benjamin Franklin ((1706-90), amerik. Politiker, Schriftsteller u. Naturwissenschaftler) ist veraltet. Es wird für Weiterbildung und Training oft herangezogen, doch es greift zu kurz. Es geht nicht nur um Wissen. Es geht auch um Erfahrung und Kompetenz. Das ist mehr als Wissensvermittlung.

Gerade in einem dynamischen Umfeld wie in der Projektarbeit und der Beratung kommt es darauf an, aus dem vorhandenen Wissensschatz das passende auszuwählen, um in der Problemlösung einen Schritt weiterzukommen. Die Methodik allein hilft in kritischen Situationen nicht weiter. Es gehört auch die Kompetenz dazu, die passende Methode heranzuziehen. Oder auch einmal frei von Methoden-Vorgaben eine Entscheidung zu treffen.

Dabei spielt vor allem die Kompetenz der Beteiligten im Umgang mit Überraschungen eine Rolle.
Eine tragende Säule in der Projektmanagement-Methodik ist der Projektplan. Doch meistens hält sich das Projekt nicht an den einmal erstellten Plan. Zu viel unvorhergesehenes passiert.

Die Folge ist, dass der Projektplan laufend angepasst wird. Rollierende Planung nennt man das und es ist ein betriebswirtschaftliches Grundprinzip. Das stimmt aber im Projektmanagement oft nicht. Denn es geht nicht um eine lineare Weiterführung eines Projektplans in die Zukunft sondern vielfach darum, Veränderungen im Projektumfeld über den Plan abzubilden. Diese Veränderungen passieren laufend. Das hat etwas mit der Dynamik zu tun, in der Projekte sich bewegen. Der Projektplan kann darauf nur reagieren und Veränderungen im Nachhinein bewerten.

Viel sicherer ist es jedoch, wenn das Projekt schnell auf Überraschungen (also Veränderungen) reagieren kann und in seinen Ablauf integriert.

Das erfordert jedoch andere Kompetenzen. Hier ist nicht der gründliche Planer gefragt. Das Wissen über Erstellung und Anpassung von Projektplänen hilft hier nicht weiter. Hier zeigt sich, welche Kompetenz der Projektleiter im Umgang mit Überraschungen hat. Das kann er sich im Laufe der Jahre und der Projekte aneignen.

Das kann er jedoch auch trainieren und im Austausch mit anderen Projektleitern von deren Erfahrungen profitieren.

Diese Erkenntnis, dass mehr als Wissen für erfolgreiche Projekte wichtig ist, ist eine der Säulen unserer Trainings für Berater und Projektleiter.
Kompaktes Basis-KnowHow, um mit Veränderungen und nicht planbaren Ereignissen im Projekt umzugehen lernen Sie in unseren Workshops.

Donnerstag, Mai 20, 2010

Wer macht hier eigentlich was? Projektscope bestimmen und einhalten

Scope-Änderungen, also eine Änderung des Projektumfangs durch Mehrung oder Minderung von Anforderungen oder Tätigkeiten können sich zum Projektunfall ausweiten, wenn man nicht aufpasst.

Mit Projekten werden bestimmte Ziele verfolgt, z.B. möchte man Innovationen entwickeln oder neue Geschäftsfelder erschließen und die dafür notwendigen Prozesse systemtechnisch unterstützen. Zu Projektbeginn sind diese Ziele in der Regel allen Projektbeteiligten klar.

Im Projektverlauf werden aber oft neue Ideen und Wünsche generiert, so dass die ursprünglichen Ziele aus dem Blick geraten. Wenn die aktuellen Arbeitspakete nichts mehr mit den ursprünglichen Projektzielen zu tun haben, ist das ein deutliches Anzeichen dafür, dass etwas nicht stimmt und vielleicht sogar ein Projektunfall droht.

Im schlimmsten Fall wird das Projekt handlungsunfähig, weil der Umfang des Projektes nicht mehr eindeutig zu bestimmen ist. Da können Dinge passieren wie z.B. dass Schnittstellendefinitionen für das Nachbarprojekt gleich miterledigt werden, weil es ja "irgendwie" auch zu Projekt gehört. Das kann man machen, aber vielleicht sollte man das nicht tun.
Eine klare Abgrenzung des Projektumfangs ist etwas, dass im Laufe des Projektes immer mal wieder reflektiert werden sollte. Sonst kann es passieren, dass sich mit scheinbar "kleinen" Änderungen das Projektziel ändert, ohne dass es Auftraggeber und Projektleiter bewusst mitbekommen.

Was tun in dem Fall?
Dazu laden wir ein zu unserem nächsten Erste-Hilfe-Workshop für Berater und Projektleiter am 08. Juni 2010 in München.

In 2,5 Stunden erhalten die Teilnehmer praxisbezogene Impulse für die tägliche Arbeit. An "akuten Fällen" werden Maßnahmen diskutiert und Tipps zum Coaching des eigenen Projektes gegeben.

„Die Workshops sind informativ und bieten wertvolle Tipps. Die Atmosphäre ist entspannt und trotz¬dem konzentriert. Hier geht es um praktische Umsetzungsarbeit in der Beratung und im Projekt.
„Man erhält tolle Anregungen zu Themen, die in Projekten immer wieder wichtig sind.“, so begeisterte Teilnehmerstimmen aus den letzten Workshops.

Alle Themen und Termine sind hier zu finden.
Anmeldungen per Mail an EBH(at)ebh-muenchen.de

Mittwoch, Mai 19, 2010

Mit Geschichten Unternehmen verstehen

Es gibt eine neue Folge im Abenteuer Storytelling.

Viele Erkenntnisse über unsere Arbeitswelt sind in Geschichten versteckt. Eine Firmenübergabe erzählerisch in Angriff zu nehmen, das ist eines von den Dingen, die mindestens ungewöhnlich klingen. Doch wir sind hier beim Abenteuer Storytelling, da haben Sie ja schon die ein oder andere ungewöhnliche Geschichte gehört.

Die ungewöhnliche Geschichte einer Firmenübergabe ist die, die ich in dieser Folge erzähle.

Es geht um ein mittelständisches Unternehmen, das vor einem Generationenwechsel steht. Viel Wissen hat sich während der 40 Jahre angesammelt, in denen der bisherige Geschäftsführer das Unternehmen führt. Und zwar viel mehr, als er sich auf Anhieb bewusst ist. Wie viel Wissen das tatsächlich ist, und das es gar nicht so leicht ist, das auf Anhieb strukturiert zu übergeben, das merkt er, als seine beiden Nachfolger immer wieder auf Probleme stossen. Dabei handelt es sich um Probleme, die der Seniorchef zunächst gar nicht als solche erkennt, so selbstverständlich erscheint ihm die Lösung. So endeckt er, dass er noch viel zu erzählen hat, bis die Übergabe des Unternehmens an seine Nachfolger tatsächlich abgeschlossen ist und seine Nachfolger das Unternehmen so erfolgreich weiterführen können, wie er sich das vorstellt.

Montag, Mai 17, 2010

Warum man aus Erfahrungen nicht klug wird


Drei Fragen an den erfahrenen Projektleiter:
Woher wissen wir, was wir wissen?
Können wir von der Vergangenheit auf die Zukunft schließen?
Warum erwarten wir nie das Unvorhergesehene?

Die Antworten auf diese Fragen fasste der Mathematiker und Philosoph Bertrand Russell 1912 in seinem Buch "The Problems of Philosophy" so zusammen:
Ein Huhn, das jeden Tag Nahrung erhält, geht davon aus, dass es auch weiterhin jeden Tag Nahrung erhalten wird. Es festigt sich der Glaube, dass ihm der Mensch wohlgesonnen sei. Nichts im Leben des Huhns deutet darauf hin, dass es eines Tages geschlachtet wird.

Auch wir Menschen müssen uns eingestehen, dass die größten Katastrophen für uns meist völlig überraschend kommen. "Es ist ratsam, hinter Dinge, die man lange für selbstverständlich gehalten hat, immer mal wieder ein Fragezeichen zu setzen", folgerte deshalb Bertrand Russell.

Zum Beispiel:
Als 2 Boeings in die Türme des World Trade Center rasten, war die Öffentlichkeit geschockt - nichts schien darauf hingewiesen zu haben, dass so etwas passieren könnte. In den Wochen und Monaten nach dem 11. September bekam man dagegen den Eindruck, dass praktisch alles auf diesen Anschlag hingedeutet hatte.

Dieses Phänomen - unser Unvermögen, aus Vergangenheit auf die Zukunft zu schließen - wird auch "the black swan" genannt. In der westlichen Welt ging man immer davon aus, dass Schwäne weiß seien. Etwas anderes war nicht denkbar und auch nie vorgekommen. Bis Naturwissenschaftler im 17. Jahrhundert eine Rasse schwarz gefiederter Schwäne entdeckten. Was bisher völlig außerhalb des Möglichen gelegen hatte, war plötzlich selbstverständlich. So leicht kann sich unser Weltbild verändern. Nur ein einziges Ereignis, und wir bewerten unsere Welt ganz neu.

Was waren denn die unerwarteten Ereignisse in Ihren Projekten? Was waren die schwarzen Schwäne, die alles ganz anders aussehen ließen?
Wann traten sie auf?
Ich bin sicher, da kommen spannende Geschichten hervor.

(Foto: bwahlers / photocase.com)